Gérez votre temps - conseils d'experts
Le temps est l'une des ressources les plus précieuses que nousnous avons en abondance. Et la façon dont nous l'utilisons dépend du résultat que nous obtenons. Vous voulez apprendre comment allouer votre temps pour devenir plus productif et moins fatigué?
Nous allons vous parler des outils les plus utiles pour travailler avec le calendrier, décrit par Daniel Browne - auteur de "The Source of Energy".
Le principe de Pareto stipule que le travailremplir tout le temps imparti pour cela. Le calendrier est votre outil pour la budgétisation du temps, vous permettant de gérer efficacement toute entreprise ou tout projet sur lequel vous travaillez. Le temps imprévu, le plus probable, sera occupé par le travail. Utilisez les règles suivantes pour vous aider à utiliser votre calendrier:
1. Le calendrier devrait représenter une image réelle de la façon dont vous allez utiliser votre temps.
Il devrait être planifié tout ce qui est important pour vous et que vous devez faire. Une exception ne peut être faite que pour les petites tâches que vous passez moins de quinze minutes.
2. Prenez le temps de définir des plans pour des jours et des semaines spécifiques.
La planification détaillée vous aide à économiserConcentration sur ce que vous faites à un moment donné, et ne pas sortir de l'emploi du temps. La planification de la journée à venir est la meilleure la veille, lorsque vous avez terminé votre travail et que vous avez une idée de ce qui devrait être reporté à demain. Faire ou ajuster le plan dans la matinée est conseillé seulement si la nuit vous venez avec une idée créative ou vous vous souvenez d'une question urgente.
3. Débarrassez-vous des listes de choses à faire.
Ayant écrit tout ce que vous devez faire sur papier, vouslibérer votre tête, mais le problème est que dans votre liste de cas ne sera pas limitée à des délais précis et, par conséquent, vous ne saurez pas quand vous pouvez les remplir.
4. Utilisez des alertes pour les tâches étroitement liées à l'heure.
Si vous avez des choses à faireà un moment précis, activez l'alerte ou le signal qui vous en rappelle. Malgré le fait que les alertes aident à garder le sens du temps, il vaut mieux ne pas les utiliser pour les cas qui ne sont pas limités dans le temps, car si les rappels sont reçus trop souvent, vous cesserez tout simplement de répondre.
5. Planifiez la solution pour les tâches avec des délais flexibles.
Habituellement, les choses qui ne nécessitent pas qu'ilsengagé dans un certain temps, mis sur les listes, souvent oubliés à leur sujet ou transférés le lendemain. En les incluant dans votre emploi du temps, vous augmenterez la probabilité de leur solution. Prenez-les pendant un moment où vous serez probablement en mesure de les résoudre.
6. Faites du calendrier votre meilleur ami.
Même si vous utilisez un agenda électronique avecdéfinir des alertes, vous devriez de temps en temps se référer à votre calendrier. Cela vous permettra d'avoir une idée de la journée à venir. Vous devez afficher le calendrier au moins deux fois par jour. Le meilleur de tous, si vous regardez à chaque fois que vous avez terminé la prochaine chose. Supprimez les observations terminées ou mettez-les en surbrillance pour voir que le travail effectué est terminé.
7. Divisez les grandes tâches en tâches plus petites et planifiez leur solution.
Souvent, lorsque vous travaillez sur de grands projets, vous pouvezIl semble qu'il n'y ait pas besoin de planifier quoi que ce soit, car on sait déjà quoi faire dans les prochains jours ou semaines. Cependant, si vous n'êtes pas très organisé, alors une idée approximative de ce que vous faites et du calendrier approximatif aura un impact sur votre productivité, puisque l'absence de délais dans le calendrier vous privera d'un sentiment d'urgence. Ne quittez pas la voie vous aidera à diviser le projet en sous-tâches et planifier des solutions pour chacun d'entre eux dans le calendrier.
8. N'oubliez pas de prévoir des pauses entre les cas.
La pierre d'achoppement principale dans la planification -manque de réalisme. Lorsque vous planifiez des tâches sans tenir compte des distractions ou des pauses nécessaires pour passer au cas suivant, vous risquez de perdre le focus, de sortir du programme et de faire face au besoin de rattraper le reste du temps. Au fil du temps, vous commencez à penser que la planification ne fonctionne pas, et vous abandonnez l'idée d'assurer la productivité. Si vous offrez du repos, une pause déjeuner, du temps pour le voyage et des distractions, vous obtiendrez une image réaliste de ce que vous avez à faire et du temps que vous y consacrerez, ce qui vous permettra de planifier votre journée plus efficacement.
9. Planifiez le temps pour préparer les appels et les prochaines réunions.
Vous devez avoir été en retard pour une réunionen raison du fait que vous n'avez pas donné assez de temps pour la route et l'apparition d'un accroc. En programmant le temps de préparation dans votre calendrier, vous vous débarrasserez du stress si vous avez juste besoin de comprendre l'itinéraire ou de rechercher le numéro de téléphone juste avant de sortir quand vous avez besoin d'appeler le client. Planifiez l'heure du voyage, découvrez l'horaire exact du transport et donnez l'occasion d'intercepter une tasse de café en cours de route.
10. Prévoyez du temps pendant la journée pour des tâches et des circonstances imprévues.
Combien de fois vos choses vont mal? Chaque jour, une fois par semaine? Prévoyez dans votre horaire un délai pour des circonstances imprévues, et si elles n'apparaissent pas, vous pouvez toujours l'utiliser pour effectuer un autre travail. Analyser combien de temps pendant la journée va aux appels non programmés ou des pauses, et le programmer dans votre calendrier. Très probablement, vous allez d'abord surestimer ou sous-estimer le temps dont vous avez besoin, mais avec l'expérience, l'exactitude de votre estimation augmentera.
11. Développez l'habitude de la planification.
Dès que vous avez une nouvelle tâche, immédiatementAussi, mettez-le sur votre calendrier. Si pour une raison quelconque, cela n'est pas possible, prenez note dans le bloc-notes, le smartphone, la tablette ou tout autre appareil que vous utilisez. L'entrée immédiate de la tâche dans le calendrier, d'abord, élimine le besoin de se souvenir de ce que vous devez faire, et deuxièmement, exclut la possibilité que cela reste non résolu.
Si vous devez surveiller régulièrementdemandes ou organiser des réunions, les prévoir sur l'heure du calendrier pour une semaine, puis simplement ajouter des éléments à l'intervalle spécifié. Dans un calendrier électronique, par exemple, dans Outlook, vous pouvez placer ces éléments dans la section des notes. Dans le journal papier, où il n'y a pas de place pour tous les articles, vous pouvez les dresser en une liste séparée, liée à une durée donnée.
12. Utilisez un seul calendrier pour planifier le travail et pour tous les autres problèmes.
Quand il s'agit de votre vie, entre le travail etles loisirs ne devraient pas être divisés. Ces domaines de votre vie reflètent la façon dont vous gérez votre temps. En utilisant deux calendriers, vous dissipez votre attention et vous empêchez de contrôler l'heure.
13. Utilisez la méthode de cellule.
Son principe est de diviserjour pour plusieurs grands intervalles de temps. L'efficacité maximale est assurée par des segments d'au moins une heure et demie. Le nombre de ces cellules peut varier de trois à six. Le plus simple est un jour composé de trois cellules correspondant aux périodes du matin, de l'après-midi et du soir.
Les intervalles de temps ne sont rien de plus que des blocs de réalisations, ou un moment où vous serez engagé dans les affaires les plus importantes.
Une cellule ne suppose pas que c'estune seule tâche de travail. Vous pouvez planifier pour cette période n'importe quel nombre de cas. Par exemple, si la taille de votre cellule matinale est de trois heures, vous pouvez programmer quatre tâches de 15 minutes et de deux heures. Combinez plusieurs petites tâches en blocs de 30 minutes ou, mieux encore, mettez-les dans les cellules de l'heure.
Sentez-vous occupé nous faireDe petites tâches et de gros blocs contribuent à la formation de plans réfléchis et donnent l'impression que nous avons atteint notre objectif. Essayez de ne pas remplir les cellules avec des tâches routinières ou improductives. Si vous avez besoin de beaucoup de temps pour des questions administratives, créez une cellule distincte pour eux. Vous devez être productif, pas occupé. Et n'oubliez pas de résumer la fin de chaque intervalle.
La structuration des cellules vous aidera à utiliser au mieux le temps alloué aux cas prévus. Dans la cellule, vous devriez faire quelque chose qui est vraiment important pour vous.
cellule, ou soirée pour la détente;
cellule, ou une date pour une date;
cellule, ou une soirée dédiée à la croissance personnelle ou à l'apprentissage;
cellule, ou une soirée dédiée aux enfants et à la famille;
une cellule pour la communication;
cellule pour le travail en retard;
cellule pour aller au cinéma;
cellule pour la formation.
14. Utilisez votre temps libre à bon escient.
En regardant les cellules, vous avez une idée de lacombien tu as de temps libre. Chacune des cinq soirées de travail vous donne trois à six heures de temps libre. Il est quinze à trente heures par semaine. Vous pouvez les dépenser sur n'importe quoi: se détendre, socialiser avec la famille et les enfants, dîner dans un restaurant, aller au cinéma. Si vous y ajoutez le week-end (soit trente-six heures supplémentaires, soit six à douze cellules supplémentaires), vous recevrez de cinquante à soixante-seize heures de temps libre par semaine! C'est le moment de mettre en œuvre une variété de projets - par exemple, apprendre une langue étrangère, écrire un livre, etc.
Utilisez ces conseils et vous serez en mesure deaméliorer significativement leur productivité, garder la tranquillité d'esprit, contrôler leur vie et avoir plus de temps libre pour eux et leurs proches!
